Codice etico

1. PREMESSA

Il D.lgs. n.231/01 ha reso opportuno codificare in forma scritta i principi di legittimità, lealtà, correttezza e trasparenza a cui devono conformarsi i soggetti che si trovano a operare con l’Editoriale Scientifica srl.

Questo “Codice Etico” raccoglie in modo ufficiale e organico l’insieme dei principi di comportamento nei confronti dei principali portatori di interesse, in qualche caso anche a rinforzo delle normative di legge vigenti, orientando i diversi soggetti sulle linee di condotta da seguire e su quelle da evitare, individuando le responsabilità e le eventuali conseguenze in termini di sanzioni.

Il modello organizzativo e le procedure interne adottate dall’editore per lo svolgimento delle sue attività si conformano alle regole contenute nel presente Codice.

 

2. AMBITO DI APPLICAZIONE E DESTINATARI

I principi suddetti e le disposizioni del Codice sono vincolanti per gli amministratori delegati, i consiglieri di amministrazione, i dirigenti e tutte le persone legate da rapporti di lavoro subordinato con Editoriale Scientifica e per tutti coloro che operano per Editoriale Scientifica e sono sottoposti a direzione o vigilanza di amministratori, dirigenti o altri dipendenti, quale che sia il rapporto che li lega alla casa editrice. Nel seguito tutti questi soggetti sono definiti anche con il termine “Destinatari”.

 

3. PRINCIPI GENERALI

            3.1 Rispetto delle leggi e dei regolamenti – Segnalazioni e domande

L’Editoriale Scientifica srl si pone come principio imprescindibile il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, fermo restando il rispetto di principi etici fondamentali e declinando il rispetto della norma col perseguimento di soluzioni improntate ad equità.

Ogni dipendente della società deve quindi impegnarsi al rispetto delle predette normative.

Tale impegno di conformità dovrà, inoltre, valere anche per chiunque (consulenti, fornitori, clienti e altri) abbia rapporti con la società, a condizione che sia soggetto alla direzione o alla vigilanza da parte della società (d’ora in poi “soggetti assimilati”, o, più brevemente, “assimilati”).

La società porta a conoscenza nei modi idonei il proprio Codice e attesta l’obbligo dei propri dipendenti e assimilati di rispettarlo.

Editoriale Scientifica dovrà assicurare un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua sul Codice Etico.

La Società informa, sollecita e stimola tutti i Destinatari ad effettuare segnalazioni, attraverso i canali appositamente predisposti dall’Ente, di ogni genere di criticità o anomalia che dovesse essere riscontrata all’interno di procedure o prassi aziendali, garantendo al contempo riservatezza della segnalazione e mancata verificazione di atti ritorsivi o discriminatori nei confronti del segnalante.
Tutte le segnalazioni di comportamenti in violazione del presente Codice devono essere inviate ad uno dei seguenti soggetti: al proprio responsabile, al Direttore del Personale, al proprio Dirigente responsabile.

Non sono ammessi comportamenti, neppure se sollecitati dai clienti stessi, volti a contrastare o a eludere le normative vigenti e i regolamenti interni.

Non possono essere accolte richieste dai clienti contrarie alla dignità professionale e a quanto previsto dal presente Codice.

            3.2 Correttezza ed onestà

Editoriale Scientifica opera nel rispetto dell’etica professionale e dei regolamenti interni. La lealtà, tanto nei rapporti interni che all’esterno, è considerata valore prioritario. I comportamenti devono essere improntati a lealtà sia nei rapporti fra persone che nei confronti dell’azienda stessa. Il rispetto della verità, in ogni circostanza, costituisce elemento costitutivo della lealtà aziendale.

Nei rapporti con altri, dentro e fuori l’azienda, l’ascolto dell’altro è un obbligo (la comprensione una speranza).

Il perseguimento dell’interesse della società non può mai giustificare una condotta contraria ai principi di correttezza e onestà; anche per questo viene rifiutata qualsiasi forma di beneficio o regalo, ricevuto o offerto, che possa essere inteso come strumento volto a influire sulla indipendenza di giudizio e di condotta delle parti coinvolte.

Sono consentiti omaggi di modico valore e altre spese di rappresentanza ordinarie, anche verso la Pubblica Amministrazione, purché effettuati nei limiti e secondo le modalità definite nel Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. n.231/2001. 

            3.3 Imparzialità

Nelle relazioni con tutte le controparti, la società evita ogni discriminazione basata sull’origine razziale e etnica, sulle opinioni politiche, sulle credenze religiose, sul genere e sull’orientamento sessuale dei suoi interlocutori. 

            3.4 Merito, qualità, professionalità, risorse umane, tempi lunghi.

Nella scelta e nella gestione del personale, nella scelta dei collaboratori (in primo luogo gli autori e i fornitori) Editoriale Scientifica privilegia il merito e la professionalità.

Nelle scelte produttive privilegia la qualità.

Le scelte si basano sempre su fattori qualitativi oltre che economici in senso stretto.

Le scelte produttive e gestionali sono sempre operate tenendo presente il futuro, anche lontano, della società. 

            3.5 Conflitti di interesse

In Editoriale Scientifica si opera in assenza di qualsivoglia conflitto di interessi, reale o anche soltanto potenziale.

Oltre alle ipotesi normativamente statuite, il conflitto di interessi può configurarsi in qualunque ipotesi in cui un soggetto operi per il soddisfacimento di un interesse anche coincidente con quello dell’impresa e dei suoi azionisti, ma al fine prevalente di trarne un non irrilevante vantaggio personale o di terzi.

I Destinatari del presente Codice che vengono a conoscenza dell’esistenza di un conflitto di interessi devono comportarsi secondo quanto previsto al precedente n. 3.1.

Ogni dipendente deve evitare qualsiasi interesse finanziario di rilievo presso concorrenti, fornitori e clienti di Editoriale Scientifica, senza aver preventivamente informato la Società stessa.

Se Editoriale Scientifica è coinvolta in un’operazione commerciale con una terza parte cui un dipendente è legato da rapporti di parentela o economici, questi deve segnalare immediatamente per iscritto tale situazione.

L’interesse finanziario potrebbe sussistere nei seguenti casi: 

partecipazione azionaria, partnership, proprietà o possesso di azioni, obbligazioni, titoli di debito;

rapporti di intermediazione, mediazione o consulenza;

cariche sociali;

erogazione di prestiti (fatta eccezione per i rapporti bancari simili);

proprietà immobiliari o mobiliari.

In ogni caso, qualunque situazione di conflitto di interessi influente sulla condotta e sulla libertà di giudizio del Dipendente va comunicata da questi al soggetto in posizione gerarchicamente superiore.

Il Dipendente dovrà inoltre astenersi dal prendere qualunque decisione in posizione di conflitto di interessi. 

            3.6 Trasparenza e completezza dell’informazione

Le informazioni che vengono diffuse da Editoriale Scientifica sono veritiere, complete, trasparenti e comprensibili, in modo da permettere ai destinatari di assumere decisioni consapevoli in merito alle relazioni da intrattenere con la società stessa.

             3.7 Diligenza e buona fede

Ogni dipendente e/o collaboratore deve agire lealmente e secondo buona fede, rispettando gli obblighi contrattualmente sottoscritti e assicurando le prestazioni richieste. Deve, altresì, conoscere e osservare il contenuto del presente Codice Etico, improntando la propria condotta al rispetto, alla cooperazione e alla reciproca collaborazione.

             3.8 Riservatezza

Il comportamento dei dipendenti e delle persone soggette a questo codice deve essere improntato a una profonda riservatezza. Al di fuori di casi di illecito o di colpa grave – nel tal caso il silenzio sarebbe omertà – i dipendenti e gli amministratori devono astenersi dal dare notizie su fatti o comportamenti della società o relativi alla sfera personale di persone in rapporto con la società (autori, fornitori, clienti e simili), indipendentemente dalla potenziale nocività per la società o l’attitudine di tali notizie o informazioni a violare la privacy.

             3.9 Esercizio delle attività

Tutte le attività, azioni, transazioni e operazioni della società devono essere:

1. compiute nel rispetto delle norme vigenti, della massima correttezza gestionale, della completezza e trasparenza delle informazioni e della legittimità sia formale che sostanziale;
2. compiute nel rispetto delle istruzioni e delle procedure ed entro i limiti delle deleghe ricevute nonché essere legittime, coerenti e congrue.

I Destinatari che si dovessero trovare a conoscenza di eventuali omissioni, alterazioni o falsificazioni , ovvero dei relativi documenti di supporto, sono tenuti ad informare tempestivamente uno dei seguenti soggetti: il proprio superiore, o il proprio Dirigente.

 

4. TUTELA DELLA SALUTE, DELLA SICUREZZA E DELL’AMBIENTE

            4.1 Dignità, salute e sicurezza del lavoro

I Destinatari del presente Codice contribuiscono al processo di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza sul posto di lavoro, fatte salve le responsabilità individuali ai sensi delle disposizioni di legge applicabili in materia.

Essi devono inoltre rispettare la dignità, l’onore e la reputazione di ciascuno e l’organizzazione esistente all’interno dell’impresa.

            4.2 Ambiente

Editoriale Scientifica promuove una politica aziendale attenta alle problematiche socio-ambientali e al territorio.

In coerenza con la propria linea di attenzione alle problematiche ambientali, Editoriale Scientifica mette in atto le seguenti azioni:

• aggiornamento tecnologico volto a garantire, ove possibile, la riduzione dei fattori di inquinamento;
• recupero/riutilizzo di materie prime, nel rispetto di standard di economicità.

 

5. GESTIONE DELLE INFORMAZIONI E DELLA DOCUMENTAZIONE

            5.1 Uso e conservazione delle informazioni aziendali

Ciascun Destinatario è obbligato a assicurare la massima riservatezza sulle notizie apprese, anche al fine di salvaguardare il know-how tecnico, finanziario, legale, amministrativo, gestionale e commerciale di Editoriale Scientifica.

In particolare, ciascun soggetto è tenuto a:

• acquisire e trattare solo le informazioni e i dati necessari alla funzione svolta;
• acquisire e trattare le informazioni e i dati stessi entro i limiti stabiliti dalle procedure;
• conservare i dati e le informazioni in modo da impedire che possano venire a conoscenza di soggetti non autorizzati;
• comunicare i dati e le informazioni in conformità alle procedure stabilite o su espressa autorizzazione dei superiori gerarchici;
• assicurarsi che non esistano vincoli assoluti o relativi alla divulgazione dei dati e delle informazioni riguardanti terzi collegati a Editoriale Scientifica da rapporti di qualsiasi natura e, se del caso, richiederne il consenso.

Editoriale Scientifica si impegna a tutelare la riservatezza di tutte le informazioni di qualsivoglia natura o oggetto di cui entri in possesso nello svolgimento della sua attività, evitando ogni uso improprio e ogni indebita diffusione di tali informazioni.

             5.2 Uso dei dati informatici

Tutti i dati e le informazioni che risiedono nei sistemi informatici e telematici dell’azienda o a sua disposizione, posta elettronica e social network inclusi, vanno usati esclusivamente per lo svolgimento di attività aziendali, con le modalità e nei limiti indicati da Editoriale Scientifica Editore.

Editoriale Scientifica Editore Spa si impegna a tutelare, nel pieno rispetto delle disposizioni di cui al G.P.D.R. 2016/679 e D.Lgs. n. 196/2003 – “Codice in materia di protezione dei dati personali” (“Codice della Privacy”), i dati personali acquisiti, custoditi e trattati nell’ ambito della propria attività.

 

6. PRINCIPI CONCERNENTI LA GESTIONE AZIENDALE

            6.1 Amministrazione e bilancio

I Destinatari coinvolti in attività amministrative e contabili devono rispettare scrupolosamente le procedure interne, le norme di legge e i principi contabili. In particolare le rilevazioni contabili e i documenti si basano su informazioni precise, esaurienti e verificabili e riflettono la natura dell’operazione cui fanno riferimento; le rilevazioni contabili e i documenti vengono archiviati con cura per l’eventuale assoggettabilità a verifica.

I Destinatari venuti a conoscenza di omissioni, errori, falsificazioni di scritture contabili o registrazioni devono informare il proprio superiore. I Destinatari nel predisporre i bilanci di esercizio dovranno operare con criteri prudenziali, supportati dalle conoscenze delle tecniche contabili o più specifiche del settore interessato e in ogni caso con la diligenza richiesta agli esperti del settore.

            6.2 Comportamenti illeciti

Editoriale Scientifica stabilisce che i Destinatari si debbano astenere dall’erogare o promettere a terzi somme di denaro o altre utilità in qualunque forma e modo, anche indiretto, per promuovere o favorire illecitamente o indebitamente gli interessi della Editoriale Scientifica, anche se sottoposti a illecite pressioni.

Essi non possono accettare per sé o per altri tali somme e/o utilità per promuovere o favorire interessi di terzi nei rapporti con Editoriale Scientifica Editore Spa. Non sono consentiti omaggi di valore significativo; se di modico valore gli stessi devono essere ascrivibili unicamente a atti di cortesia nell’ambito di corretti rapporti commerciali, escludendosi così, per la loro modicità, qualsivoglia ipotesi di corrispettivo per una determinata illegittima condotta.

Inoltre agli stessi è vietato esporre fatti non rispondenti al vero oppure omettere informazioni o occultare dati, in violazione diretta o indiretta, dei principi normativi e delle regole procedurali interne, allo scopo di indurre in errore i terzi destinatari delle suddette informazioni.

Eventuali azioni rilevate in contrasto con i principi etici e di comportamento definiti dal presente Codice devono essere tempestivamente segnalate con le modalità del n. 3.1.

           6.3 Divieto di operazioni finalizzate alla ricettazione, al riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio

Editoriale Scientifica esercita la propria attività nel pieno rispetto delle norme vigenti in materia di Antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle Autorità competenti.

La Società ha come principio quello della massima trasparenza nelle transazioni commerciali e predispone gli strumenti più opportuni al fine di contrastare i fenomeni della ricettazione, del riciclaggio ed impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita.
Il personale non deve mai svolgere o essere coinvolto in attività tali da implicare il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trattamento) di introiti da attività criminali in qualsivoglia forma o modo.

I Destinatari devono verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse informazioni finanziarie) su controparti commerciali, consulenti e fornitori, al fine di appurare la loro integrità morale, la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari; essi sono tenuti ad osservare rigorosamente le leggi e le procedure aziendali in qualsiasi transazione economica che li veda coinvolti, assicurando la piena tracciabilità dei flussi finanziari in entrata ed in uscita e la piena conformità alle leggi in materia di antiriciclaggio ove applicabili.

I Destinatari, inoltre, non devono compiere operazioni tali da implicare l’autoriciclaggio, quali l’impiego, la sostituzione o il trasferimento in attività economiche, finanziarie, imprenditoriali o speculative, di denaro, beni o altre utilità provenienti da altro reato, ovvero da illeciti connessi al rispetto della legislazione fiscale o tributaria.

         6.4 Informazioni sul profilo complessivo dei terzi

Gli Amministratori, i dipendenti e i collaboratori devono verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse informazioni finanziarie) su controparti commerciali, consulenti e fornitori, oltre che a fini strettamente commerciali anche al fine di appurare la loro integrità morale, la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari; essi sono tenuti a osservare rigorosamente le leggi e le procedure aziendali in qualsiasi transazione economica che li veda coinvolti, assicurando la piena tracciabilità dei flussi finanziari in entrata e in uscita e la piena conformità alle leggi in materia di antiriciclaggio ove applicabili.

 

7. RAPPORTI CON I DESTINATARI DEL CODICE

            7.1. Rapporti con soci

L’Editoriale Scientifica nei rapporti con i Soci si impegna a salvaguardare il patrimonio aziendale, utilizzando criteri di sana e prudente gestione.

            7.2 Rapporti con dipendenti

I Dipendenti devono attenersi all’osservanza dei principi di tutela e rispetto della persona umana, lealtà, dignità, moralità, correttezza nei rapporti personali, integrazione e collaborazione interfunzionale, senso di responsabilità e rispetto dei rapporti gerarchici e funzionali.
Editoriale Scientifica tiene costantemente informati i dipendenti delle direttive aziendali attraverso i canali di informazioni più opportuni.

             7.3 Rapporti con clienti

Editoriale Scientifica stabilisce che i Destinatari devono adottare comportamenti volti a soddisfare le giuste esigenze del Cliente, con l’obiettivo di consolidare il rapporto nel rispetto della normativa vigente.

I comportamenti nei confronti della clientela devono essere improntati al principio della concorrenzialità: ogni dipendente o collaboratore di Editoriale Scientifica deve essere consapevole che la società opera in un mercato libero e aperto: ogni comportamento monopolisticamente autoritario è contrario al presente codice.

È indispensabile che i rapporti con i clienti siano improntati alla piena trasparenza e correttezza, al rispetto della legge e all’indipendenza nei confronti di ogni forma di condizionamento, sia interno sia esterno.

I contratti e le comunicazioni alla clientela devono essere:

• chiari e semplici;
• conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;
• conformi alle politiche commerciali aziendali ed ai parametri in esse definiti;
• completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente.
• Nell’ambito dei rapporti commerciali con i clienti è fatto divieto tenere condotte che possano ledere la fiducia dei consumatori, recando al contempo pregiudizio alla trasparenza e sicurezza del mercato.

             7.4 Rapporti con i fornitori

Editoriale Scientifica seleziona con particolare attenzione i fornitori nel rispetto dei principi di trasparenza, imparzialità e correttezza, appurando l’effettiva competenza tecnica e professionale e i mezzi/strumenti adeguati per far fronte all’attività commissionata.

I fornitori della Società non devono essere implicati in attività illecite e devono assicurare ai propri dipendenti condizioni di lavoro basate sul rispetto dei diritti umani fondamentali, delle Convenzioni internazionali, delle leggi vigenti.

La Società raccomanda ai propri fornitori di astenersi da offrire beni o servizi, in particolare sotto forma di regali, a collaboratori della società che eccedano le normali pratiche di cortesia e vieta ai propri dipendenti di offrire beni o servizi, anche per interposta persona, a personale di altre società o enti per ottenere informazioni riservate o benefici diretti o indiretti rilevanti, per sé o per l’azienda.
In caso di violazione dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona Editoriale Scientifica è legittimata a prendere opportuni provvedimenti fino alla risoluzione del rapporto con il fornitore.

             7.5 Rapporti di concorrenza

Editoriale Scientifica tutela il valore della concorrenza leale, astenendosi da comportamenti collusivi e predatori.

Editoriale Scientifica vieta recisamente l’acquisizione di informazioni tramite mezzi impropri, impegnandosi a non assumere dipendenti di un concorrente per ottenere informazioni riservate o incoraggiare i dipendenti dei concorrenti a divulgare informazioni riservate.

Inoltre, la Società e i suoi collaboratori si impegnano a adottare ragionevoli ed idonee procedure per non violare diritti di terzi relativi alla tutela delle opere dell’ingegno o dei prodotti industriali, ponendo in essere controlli sul pieno rispetto della relativa normativa
Editoriale Scientifica considera lesive della lealtà, che è un bene pubblico, le condotte che integrano la corruzione fra privati.

             7.6 Rapporti con la pubblica amministrazione

I rapporti di Editoriale Scientifica con la Pubblica Amministrazione e con i pubblici funzionari, così come con enti privati svolgenti funzioni pubbliche come la SIAE, sono improntati alla piena osservanza delle leggi e dei regolamenti, nel rispetto del carattere pubblico della funzione.

Editoriale Scientifica stabilisce che è vietato ai Destinatari promettere o erogare somme a pubblici ufficiali e a dipendenti della Pubblica Amministrazione sotto qualsiasi forma direttamente o indirettamente per indurre o facilitare il compimento di un atto d’ufficio o contrario ai doveri d’ufficio della Pubblica Amministrazione, anche se posto in essere per promuovere l’interesse/vantaggio di Editoriale Scientifica stessa. Del pari è vietato ai Destinatari promettere o erogare somme o altre utilità a chiunque sfruttando o o vantando relazioni con Pubbliche autorità o Pubbliche amministrazioni svolga o prospetti di svolgere attività in mediazione illecita. Chiunque riceva richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte della Pubblica Amministrazione, anche con pressioni illecite ovvero da parte di persone che svolgano o prospettino di svolgere attività in mediazione illecita con pubblici ufficiali o incaricati di servizi pubblici, deve informare i superiori (V. n. 3.1).

I Destinatari non devono procurare indebitamente qualsiasi altro tipo di profitto né per sé, né per Editoriale Scientifica, né per soggetti terzi, a danno della Pubblica Amministrazione, con artifici o raggiri.

Pertanto Editoriale Scientifica stabilisce che i Destinatari non devono in nessun caso:

• far ottenere indebitamente a Editoriale Scientifica contributi o finanziamenti da parte della Pubblica Amministrazione, tramite l’utilizzo di documenti falsi o mendaci, o mediante l’omissione di informazioni dovute;
• utilizzare contributi, sovvenzioni o finanziamenti destinati a Editoriale Scientifica, per scopi diversi da quelli per cui sono stati concessi;
• svolgere attività di traffico di influenze a vantaggio di Editoriale Scientifica ovvero accettare mediazioni illecite di influenze dirette ad avvantaggiare Editoriale Scientifica.

Per tutti i fatti che costituiscono reato, i Destinatari devono comunque informare i superiori, impregiudicato il diritto di denuncia all’Autorità Giudiziaria competente (V. n. 3.1)

 

Approvato in data 6 novembre 2019 dal legale rappresentante Prof. Mario De Dominicis